18.08.2014

Эрик, главный гринкипер в Dagmire Court Golf Club, подошел к зданию клуба со сморщенными бровями и поднятыми плечами. Он начал работать в клубе в свои 15 лет, после окончания школы и завершения обучения в местном сельскохозяйственном колледже…

Сегодня он выглядел так, как будто на его плечах лежит проблема всего мира. 
Как только он подошел к зданию, один из молодых членов клуба вышел и спросил его : “Что случилось Эрик?” 
Он ответил: “Новому менеджеру в клубе необходимо предоставлять все в письменном виде, а я вовсе не силен в этом” 
“Четыре последние лунки нуждаются в ремонте, по этому, менеджер хочет что бы я написал технико-экономический отчет , для его предоставления на следующей встрече комитета. В прошлом, я бы просто прибыл на встречу и предоставил вербальное объяснение необходимого объема работ, с расширенной стоимостью, и комитет всегда доверял мне” . 
“Я никогда их не разочаровывал и никогда не превышал оговоренного бюджета, но сейчас мне все нужно записывать и вести отчеты, я даже не знаю с чего мне начать”. На что член клуба ему ответил: “ Я веду семинары на эту тему Эрик, Так что я могу проконсультировать тебя касательно всего процесса. Почему бы нам не пойти к тебе в офис, и я дам тебе несколько советов?” 
gkinews1202.jpg
Системный Подход к Подготовке
Следи за ключевыми шагами в правильном порядке для уверенности в профессионализме отчета: 
• Установи цели – цели и задачи твоего документа 
• Знай своего читателя – подай информацию на правильном уровне 
• Структурируй аргумент – подготовь схему того, о чем будет идти речь 
Организуй темы в соответствующие группы 
• Используй простой Английский и проверяй грамматику – текст должен быть точным и кратким 
• Представить отчет профессионально – заголовки, стили и согласованный макет 

Корректировать и редактировать 
Когда ты пишешь, оставайся сфокусированным на общей теме и думай о читателе. Это подскажет тебе о количестве вложенной в отчет информации (и той, оставленной за его рамками). 

Знай своих слушателей и понимай своих читателей 
Твой документ должен быть приспособлен к читателю. Нет смысла использовать длинные, комплексные слова, если читатель их не поймет. Так же, как отчет не должен быть слишком коротким и простым, читатель может не воспринять его должным образом. 

Задай себе несколько вопросов, что бы понять, кто твои читатели
• Что они уже знают о данной теме? 
• Что они должны знать? 
• Поймут ли они техническую терминологию? 
• Что я хочу от них? 
• Что беспокоит их и заставляет переживать? 
• Что склонит их к моей точке зрения? 
• Какие дополнительные доводы я должен предоставить? 
• Какая возможная реакция на мои слова? 
Если представишь себя на месте своего читателя, тогда у тебя будет больше возможностей написать хороший документ. 

Подготовка Схемы 
Как только ты определился с тем, что ты хочешь сказать, подготовь схему. Это поможет тебе не отходить от главной темы. Сделай список тем, о которых ты хочешь говорить, но пока не беспокойся об их последовательности. Под каждой темой напиши ключевые слова, примеры, аргументы и факты. Перепроверь каждую тему в своей схеме, на ее актуальность для читателя. 

Организация Аргументов 
• Классическая структура доклада имеет четыре основных этапа: 
• Очертание позиции 
• Описание проблемы 
• Экзаменация возможностей 
• Выдвижение предложения 

Структура Отчета 
Отчеты, как правило, представляются в следующем виде: 
• Титульная страница 
• Предисловие и или вводная часть 
• Оглавление 
• Содержание 
• Введение 
• Основной контент, включая заголовки и подзаголовки 
• Прошлое положение 
• Возможности – плюсы и минусы 
• Предложение 
• Заключение и рекомендации 
• Приложение 

Структура и схема отчета, чаще всего, меняется в зависимости от конкретной цели отчета, но некоторые неотъемлемые компоненты, нельзя исключить:

• СодержаниеОно должно быть написано в конце, так как эта часть суммирует все вышесказанное. Эта часть предназначена для тех, кто не намерен читать весь отчет, а сразу захочет ознакомится с самым главным. 
• Введение Это ключевой компонент формирования общей картины. Здесь ты должен поймать интерес читателя, и включить в себя все, что он хочет услышать. В основном, сюда входит: 
o Почему отчет был написан, кто его потребовал 
o Цели или предметы обсуждения 
o Какие ресурсы были доступны 
o Какие источники информации были использованы 
o Подход, использованный для составления отчета 

Основной контент – где будет раскрыт главный вопрос:

• Заключения – они должны связать между собой предметы обсуждения, то, о чем ты пытался сказать в введении и своих высказываниях. Следовательно, они должны перейти к основному контенту отчета, воздействовать на мысли читателя. Финальное заключение, чаще всего используется для сжатия высказываний к основной теме. 

• Рекомендации - Когда заключения смотрят в прошлое, рекомендации смотрят в будущее. Если ты даешь рекомендации, здесь не должно быть сюрпризов. Ты должен быть реалистом, и должен быть уверен, что все связаны с основным вопросом твоего отчета. 

Правильно сконструированные Параграфы и Предложения 
Удерживай параграфы в одной теме. Используй одну идею для одного предложения и создавай предложение как можно короче, но так, что бы они не звучали слишком примитивно. Среднее количество слов в предложении должно составлять от 15 до 20, но хороший писатель будет стараться балансировать между короткими и длинными предложениями. 

Стремись, что бы все параграфы были относительно короткими. 
Старайся сформулировать свое главное утверждение а затем закрепи его сильными развивающими предложениями, сопровождающимся всеми последующими, расширяющими тему. Строй предложения с кульминацией, что бы последнее было самым сильным и важным. 
как написать доклад.jpg
Заключение, Предложения и Рекомендации 
• Заключение не может быть написано, пока основной контент не готов. Перечитай весь отчет 
• Перепиши те секции , которые могут быть улучшены 
• Сделай список ключевых фактов из каждой секции 
• Создай первый черновик заключения, используя ключевые факты всего отчета 
• Только тогда, когда ты удовлетворен, в чистом и точном черновике, стоит все повторить еще раз 

Написание Заключения: 
• Сравни и перепроверь всю информацию, будь уверен, что она действительна 
• Осмотри полномочия , и убедись в их целенаправленности 
• Проанализируй свои заключения на других, что бы увидеть предварительную реакцию 
• Постарайся закончить на позитивной и оптимистичной ноте 

Написание Рекомендаций
• Рекомендации должны сопровождать все заключения 
• Могут ли рекомендации быть обоснованными? 
• Используй ключевые слова для упорядочивания рекомендаций 

Финальное Редактирование 
Если ты удовлетворен своим первым черновиком, подожди хоть несколько часов или даже день, только потом перечитай его снова. Это то что ты хотел? Все ли заголовки понятны? Вся ли написанная тобой информация действительна? Также, не бойся удалить что-либо, что не является необходимостью. 

“Вот, видишь Эрик”, сказал член клуба. “это все, что нужно для написания хорошего отчета, который , на мой взгляд, может приятно удивить твоего нового менеджера” 
“Мне потребуется также немного удачи”, ответил Эрик. 
“Без особой необходимости, если будешь следовать моим советам”, ответил член клуба.